فایل اصلی و تاریخ شروع را تعیین کنید
یک نسخه پشتیبان از فایل‌ها نگه دارید و تاریخ مشخصی برای شروع ثبت در خانه‌بان انتخاب کنید. مشخص کنید مانده هر واحد تا آن تاریخ از کدام شارژها، هزینه‌ها و پرداخت‌ها تشکیل شده است؛ عدد نامشخص را با توضیح فرضی جایگزین نکنید.
سه فهرست جدا بسازید: مشخصات واحد، بدهی‌های قابل تطبیق و پرداخت‌های دارای رسید. برای مالک و ساکن ستون‌های تماس جدا داشته باشید و فایل را فقط با افراد مجاز در میان بگذارید.
CSV برای مشخصات واحدهاست
اگر از واردسازی CSV استفاده می‌کنید، قالب فعلی صفحه واحدها را ملاک قرار دهید. ذخیره فایل اکسل با پسوند CSV به معنی پشتیبانی از همه ستون‌ها یا فرمول‌های اکسل نیست. نام ستون، شماره واحد و قالب اعداد را پیش از واردسازی بررسی کنید.
واردسازی مشخصات واحدها، انتقال خودکار تاریخچه حسابداری نیست. این راهنما وعده نمی‌دهد که مانده‌های قبلی یا فرمول‌های فایل شما با CSV منتقل می‌شوند. برای ثبت سابقه‌های پیشین، روش موجود در اپ را بررسی کنید.
تطبیق را پیش از اطلاع‌رسانی انجام دهید
برای یک دوره مشخص، جمع شارژها، هزینه‌های تخصیص‌یافته و پرداخت‌های تأییدشده را با فایل مرجع تطبیق دهید. رسیدهای در انتظار بررسی را جدا نگه دارید و از جمع پرداخت قطعی کسر نکنید.
اطلاعات نمایشی: اگر بدهی واحد ۹۰۰٬۰۰۰ تومان و رسید ۳۰۰٬۰۰۰ تومانی هنوز در انتظار تأیید است، تا قبل از تأیید، بدهی را ۶۰۰٬۰۰۰ تومان اعلام نکنید. بعد از تأیید باید اثر پرداخت را در همان دوره بررسی کنید.
گزارش روی صفحه با فایل خروجی فرق دارد
مشاهده گزارش مالی در اپ رایگان است. افزونه خروجی Excel و PDF برای دریافت فایل گزارش خریداری می‌شود. این هزینه را با واردسازی CSV واحدها یکی ندانید.
پس از تطبیق دوره نخست، ثبت موازی را با برنامه مشخص پایان دهید تا یک پرداخت در دو جا با وضعیت متفاوت نماند. فایل‌های قبلی را مطابق نیاز ساختمان نگهداری کنید.